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Effizientes Kunden-Onboarding als Virtuelle Assistenz: So startest Du reibungslos und professionell!

Als Virtuelle Assistentin kann der Start in die Zusammenarbeit mit neuen Kunden aufregend, aber auch herausfordernd sein. Die erste Zusage von einem Kunden zu erhalten, löst oft eine Mischung aus Freude und Nervosität aus. Absolut verständlich! Denn es ist etwas völlig anderes, ob du Projekte für dich selbst und dein eigenes Business umsetzt, oder ob du dies nun für einen noch fremden Kunden mit seinem noch fremden Business tust. Wenn du Aufgaben für einen Kunden umsetzt, erfordert das eine andere Herangehensweise als die Arbeit an eigenen Projekten. Ich erinnere mich noch gut, als ich damals meine erste Kundenzusage erhalten habe. Neben der riesigen Freude hatte ich auch ordentlich Schnappatmung.

Meine erste VA-Kundin war damals für LinkedIn Marketing.

Sofort schossen mir Fragen in den Kopf, wie:
"Wie fange ich jetzt an?"
"Was brauche ich überhaupt von der Kundin?"
"Wie kann ich mit der Kundin starten, sodass sie auch einen professionellen Eindruck von mir bekommt?"

Hier möchten wir dir einige Tipps mit auf den Weg geben, wie du das Kunden-Onboarding effizient und professionell gestalten kannst und auch garantiert nichts in Vergessenheit gerät.

Der Weg zur Vereinfachung

Im Laufe der Jahre hat sich für den Onboarding Prozess neuer Dienstleistungskunden ein automatisiertes System bei uns entwickelt. Dieser Prozess hat sich bewährt und erleichtert den Einstieg in die Zusammenarbeit erheblich, denn automatisierte Prozesse sparen nicht nur Zeit, sondern verringern auch die Fehlerquote, oder, dass du mal etwas vergisst. Es ist eine feste Struktur, die deinem Business mehr Professionalität und Stabilität verleiht. 

Und so funktioniert´s:

Angenommen, du hast dich im Bereich Webdesign positioniert. Um eine Website für deine neue Kundin zu erstellen, benötigst du bestimmte Informationen von ihr. Statt stundenlanger Gespräche verwenden wir einfach einen digitalen Fragebogen.

Mit diesem Fragebogen sammelst du alle notwendigen Informationen, wie:

  • Firmenadresse (für Rechnungen und das Impressum auf der Website)
  • Geschäftsbeschreibung
  • Zielgruppe
  • Informationen zum Branding
  • Das Ziel der Website
  • Gewünschte Seiten für die Website
  • Bild- & Videomaterial
  • Textmaterial
  • Links, die du benötigst
  • und vieles mehr

Wir verwenden hierfür den Quiz-Builder, eines der vielen Digital Marketing Tools von Builderall, mit dem du nicht nur Quizzes, sondern eben auch tolle Fragebögen kreieren kannst. Alternativ kannst du auch Google Forms oder Typeform verwenden. Der Quiz-Builder kann jedoch perfekt an dein Branding angepasst werden und vermittelt einen professionellen Eindruck.

Die Vorteile des automatisierten Fragebogens:

Durch diesen ausführlichen Fragebogen hast du alle Informationen deiner Kundin an einem Ort. Du kannst jederzeit darauf zugreifen und die benötigten Informationen rausziehen, was Zeit und wiederholte Gespräche einspart. Dieser Ansatz vereinfacht den gesamten Onboarding-Prozess erheblich, und sowohl du als auch deine Kundin profitieren davon. 

Die kontinuierliche Verbesserung:

Mit jeder neuen Kundenerfahrung kann der Fragebogen erweitert und optimiert werden. Du lernst, welche Informationen du wirklich benötigst und wie du die Zusammenarbeit mit Kunden weiter vereinfachen und automatisieren kannst. Diese stetige Verbesserung trägt dazu bei, den Onboarding-Prozess immer effizienter zu gestalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Erwartungen deiner Kunden erfüllt werden.

Arbeite mit Vorlagen:

Neben der Informationsabfrage gibt es noch viele weitere Dinge im Zusammenarbeitsprozess mit Kunden, die du dir zeitsparend und automatisiert gestalten kannst. 

Kreiere dir folgende Vorlagen und passe sie bei jedem Kunden individuell an:

  • E-Mail Vorlage für dein Angebotsschreiben
  • Angebotsvorlage: eine detaillierte Auflistung deiner Dienstleistung und Preise
  • Angebotspräsentation: eine visuelle Untermauerung deiner Dienstleistung
  • E-Mail Vorlage für dein Onboarding, in dem der Kunde die wichtigsten Fakten zur Zusammenarbeit, Link zum Fragebogen, allfällige Verträge etc. bekommt.
  • Vertragsvorlagen für Dienstleistungsvereinbarung, Haftungsausschluss für die Nutzung von Bild- & Videomaterial, Geheimhaltungsvereinbarung, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Fazit:

Die Vereinfachung des Onboarding-Prozesses ist ein wichtiger Faktor, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit neuen Kunden sicherzustellen und von Anfang an einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Ein automatisierter Fragebogen, der alle relevanten Informationen sammelt, sowie Vorlagen für wiederkehrende Prozesse können Wunder wirken. Du sparst Zeit, vermittelst einen professionellen Eindruck und kannst die Zusammenarbeit effizienter gestalten.

Wenn du diesen Ansatz anwendest und kontinuierlich verbesserst, wird der Onboarding-Prozess mit neuen Kunden zu einem reibungslosen & professionellen Ablauf. Es ist ein weiterer Schritt auf dem Weg zum Erfolg als Virtuelle Assistentin.

Bleibe auf dem Laufenden und profitiere von exklusiven Inhalten! 

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Hi, wir sind Ari und Tom

Founder Digitale freiheit

Bei uns findest du wertvolles Know How und Insights für dein Expertenbusiness. Wir haben uns 2018 als VA und Digital Marketing Experten Selbständig gemacht und in unsere Rolle als Mentoren bis heute über 1.200 Frauen in die erfolgreiche Selbständigkeit als VA und Expertin begleitet. 

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