Kundenzusammenarbeit, Umsatz

So baust du dir als Virtuelle Assistenz ein stabiles Einkommen auf

Anders als im Angestelltenverhältnis ist dein Einkommen in der Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz ein ständiges Auf und Ab. Am Monatsende wartet kein festes Gehalt auf dich, sondern dein Einkommen ist abhängig von deinen Kunden und deren Auftragsvolumen. Im Sommer und über die Weihnachtszeit kommt es bei vielen Virtuellen Assistentinnen häufig zu Einbrüchen, da ihre Kunden in den Ferien sind. Und wieder andere VA’s strugglen mit kurzfristigen Kleinaufträgen, die nach kürzester Zeit abgeschlossen sind und eine Folgeaufträge nach sich ziehen. Du bist gefangen in einem ständigen Zyklus von Kundenakquise, Projektumsetzung und dann wieder neue Kundenakquise. Dieses Muster ist nicht nur stressig und anstrengend, sondern kann auch die Qualität deiner Arbeit und dein Wohlbefinden beeinträchtigen.

Wenn du auch mit dieser Herausforderung konfrontiert bist und dir als virtuelle Assistentin ein stabiles Einkommen aufbauen möchtest, dann ist dieser Blogartikel für dich. Denn hier erfährst du, wie du langfristige Kundenbeziehungen aufbaust, um dein Einkommen zu stabilisieren und somit Nachts wieder ruhiger zu schlafen.

Bitte keine One-Click Romanze!
Die Bedeutung langfristiger Beziehungen

Stell dir vor, du arbeitest nicht nur für Geld sondern für echte Partnerschaften, die auf Vertrauen, gegenseitigem Respekt und einem tiefen Verständnis für die Bedürfnisse und Ziele des anderen basieren. Solche Beziehungen sind der Schlüssel zu einem erfüllten Berufsleben als virtuelle Assistenz. Denn hier geht es nicht nur um den Umsatz, sondern auch darum, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln, maßgeschneiderte Lösungen zu finden und als Expertin in deinem Fachgebiet anerkannt zu werden. Eine Zusammenarbeit sollte also ganz klar mehr als nur Cashflow darstellen.

Strategien für den Aufbau langfristiger Beziehungen

Es bedarf mehr als nur Fachkenntnisse – Empathie, Engagement und eine strategische Herangehensweise sind ebenso wichtig. Hinter jedem Auftrag steht ein Mensch mit Gefühlen, Träumen und Ängste. Deine Aufgabe ist es, diesen Menschen - so gut es nur geht, zu erkennen und zu verstehen. Lass uns gemeinsam einige Schlüsselstrategien erkunden, die dir helfen können, langfristige und erfüllende Beziehungen zu deinen Kunden aufzubauen und somit auch deinen Umsatz zu stabilisieren.

Verstehe die Bedürfnisse deiner Kunden

Es beginnt mit einem tiefen Verständnis für die Bedürfnisse und Herausforderungen deiner Kunden. Indem du aktiv zuhörst und gezielte Fragen stellst, kannst du maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die genau auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Ein Grundsatz im Beziehungsaufbau zu deinen Kunden ist es, interessiert und nicht interessant zu sein. Scheue dich also nicht davor, Fragen zu stellen - denn nur so kannst du deine Kunden wirklich verstehen und eine wirkliche Lösung anbieten.

Liefere konstante und qualitativ hochwertige Arbeit

Konsistenz in der Qualität deiner Arbeit schafft Vertrauen und Zufriedenheit. Achte darauf, regelmäßig hervorragende Ergebnisse zu liefern, die nicht nur den Erwartungen entsprechen, sondern diese übertreffen. Overdelivery - also mehr oder besser liefern als ursprünglich erwartet, festigt das Vertrauen in deine Kompetenzen und deiner Zuverlässigkeit.

Kommunikation ist der Schlüssel

Regelmäßige und klare Kommunikation hält die Beziehung lebendig und effektiv. Halte deine Kunden über Fortschritte, Änderungen und relevante Informationen auf dem Laufenden. Sei dabei immer offen, ehrlich und professionell. Wenn der Kunde die Kommunikation für den Informationsaustausch anstoßen muss, kann ein Gefühl der Unzulänglichkeit entstehen - du kannst dies sehr gut mit einer "echten" Beziehung vergleichen, diese ist ja auch keine kommunikative Einbahnstraße. Gib daher lieber einmal mehr ein Update weiter, so gibst du dem Kunden das Gefühl von Sicherheit.

Biete zusätzliche Mehrwerte

Überlege, wie du deinen Kunden zusätzlichen Mehrwert bieten kannst. Das könnte in Form von Beratung, zusätzlichen Dienstleistungen oder individuellen Lösungen sein, die über das erwartete Maß hinausgehen. Wenn du für deinen Kunden z.B. ein digitales Produkt erstellst, biete ebenfalls direkt verschiedene Marketingstrategien für Funnel, Social Media oder E-Mail Marketing an. Oftmals ist es so, dass deine Kunden diesbezüglich nicht wissen, was man alles optimieren kann für den maximalen Erfolg. Wenn du deine Kunden mit wertvollen Fachwissen und Skills begeistern willst, informiere dich unbedingt über die Digital Hero Academy oder die E-Mail Marketing Mastery von Digitale Freiheit. Damit bindest du deine Kunden durch dein ganzheitliches Know-How an dich und generierst langfristig ein stabiles Einkommen.

Pflege die Beziehung auch außerhalb des Projekts

Eine starke Kundenbeziehung geht über das rein Geschäftliche hinaus. Zeige Interesse an ihren Zielen und Herausforderungen und biete Unterstützung, auch wenn es nicht direkt um ein laufendes Projekt geht. Jeder Mensch freut sich über eine nette Nachricht betreffend eines Themas, das von persönlicher Wichtigkeit ist. Eine kleine Karte zum Geburtstag, eine kurze Mail um viel Erfolg für den Launch zu wünschen - solche kleinen Gesten festigen Beziehungen und zeigen, dass du wirkliches Interesse an dem Menschen hinter dem Kunden hast.

Hol dir regelmäßig Feedback und setze es um

Regelmäßiges Feedback hilft dir, deine Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Nobody is perfect - frage daher immer deinen Kunden nach persönlichem Feedback. Dies kann die Qualität deiner Arbeit sein, die Prozesse der Zusammenarbeit oder einfach nur die harmonische Zusammenarbeit. Dies kannst du direkt Fragen oder mit Hilfe eines Fragebogens/Quiz umsetzen. Nur durch ehrliches Feedback wirst du besser.

Wenn du als Virtuelle Assistenz dein Einkommen stabilisieren möchtest, sind langfristige Kundenbeziehungen der Schlüssel dazu. Schaffe echten Mehrwert für deine Kunden und mache dich unentbehrlich, indem du eine starke Beziehung basierend auf Vertrauen, gegenseitigem Respekt und dem Verständnis für die Bedürfnisse deines Kunden aufbaust.

PRO-TIPP:

Ein weiterer Weg, um dir als Virtuelle Assistenz ein stabiles Einkommen aufzubauen, ist ein passives Einkommen. Wenn du zum Beispiel Dienstleistungen im Digital Marketing anbietest hast du die Möglichkeit, mit Affiliate Programmen der Softwareanbieter dir ein wiederkehrendes, stabiles Einkommen zu generieren . Deine Kunden kaufen die benötigten Tools, die du empfiehlst, damit du das Projekt für sie umsetzen kannst, und du kannst dir damit nebenbei noch einen passiven Einkommensstrom aufbauen. Wenn du wissen willst, wie du solche lukrativen Dienstleistungen als VA anbieten kannst, empfehle ich dir den Blogartikel:

Pro Tipp

Ein weiterer Weg, um dir als Virtuelle Assistenz ein stabiles Einkommen aufzubauen, ist ein passives Einkommen. Wenn du zum Beispiel Dienstleistungen im Digital Marketing anbietest hast du die Möglichkeit, mit Affiliate Programmen der Softwareanbieter dir ein wiederkehrendes, stabiles Einkommen zu generieren . Deine Kunden kaufen die benötigten Tools, die du empfiehlst, damit du das Projekt für sie umsetzen kannst, und du kannst dir damit nebenbei noch einen passiven Einkommensstrom aufbauen. Wenn du wissen willst, wie du solche lukrativen Dienstleistungen als VA anbieten kannst, empfehle ich dir den Blogartikel:

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Kundenzusammenarbeit

Effizientes Kunden-Onboarding als Virtuelle Assistenz: So startest Du reibungslos und professionell!

Als Virtuelle Assistentin kann der Start in die Zusammenarbeit mit neuen Kunden aufregend, aber auch herausfordernd sein. Die erste Zusage von einem Kunden zu erhalten, löst oft eine Mischung aus Freude und Nervosität aus. Absolut verständlich! Denn es ist etwas völlig anderes, ob du Projekte für dich selbst und dein eigenes Business umsetzt, oder ob du dies nun für einen noch fremden Kunden mit seinem noch fremden Business tust. Wenn du Aufgaben für einen Kunden umsetzt, erfordert das eine andere Herangehensweise als die Arbeit an eigenen Projekten. Ich erinnere mich noch gut, als ich damals meine erste Kundenzusage erhalten habe. Neben der riesigen Freude hatte ich auch ordentlich Schnappatmung.

Meine erste VA-Kundin war damals für LinkedIn Marketing.

Sofort schossen mir Fragen in den Kopf, wie:
"Wie fange ich jetzt an?"
"Was brauche ich überhaupt von der Kundin?"
"Wie kann ich mit der Kundin starten, sodass sie auch einen professionellen Eindruck von mir bekommt?"

Hier möchten wir dir einige Tipps mit auf den Weg geben, wie du das Kunden-Onboarding effizient und professionell gestalten kannst und auch garantiert nichts in Vergessenheit gerät.

Der Weg zur Vereinfachung

Im Laufe der Jahre hat sich für den Onboarding Prozess neuer Dienstleistungskunden ein automatisiertes System bei uns entwickelt. Dieser Prozess hat sich bewährt und erleichtert den Einstieg in die Zusammenarbeit erheblich, denn automatisierte Prozesse sparen nicht nur Zeit, sondern verringern auch die Fehlerquote, oder, dass du mal etwas vergisst. Es ist eine feste Struktur, die deinem Business mehr Professionalität und Stabilität verleiht. 

Und so funktioniert´s:

Angenommen, du hast dich im Bereich Webdesign positioniert. Um eine Website für deine neue Kundin zu erstellen, benötigst du bestimmte Informationen von ihr. Statt stundenlanger Gespräche verwenden wir einfach einen digitalen Fragebogen.

Mit diesem Fragebogen sammelst du alle notwendigen Informationen, wie:

  • Firmenadresse (für Rechnungen und das Impressum auf der Website)
  • Geschäftsbeschreibung
  • Zielgruppe
  • Informationen zum Branding
  • Das Ziel der Website
  • Gewünschte Seiten für die Website
  • Bild- & Videomaterial
  • Textmaterial
  • Links, die du benötigst
  • und vieles mehr

Wir verwenden hierfür den Quiz-Builder, eines der vielen Digital Marketing Tools von Builderall, mit dem du nicht nur Quizzes, sondern eben auch tolle Fragebögen kreieren kannst. Alternativ kannst du auch Google Forms oder Typeform verwenden. Der Quiz-Builder kann jedoch perfekt an dein Branding angepasst werden und vermittelt einen professionellen Eindruck.

Die Vorteile des automatisierten Fragebogens:

Durch diesen ausführlichen Fragebogen hast du alle Informationen deiner Kundin an einem Ort. Du kannst jederzeit darauf zugreifen und die benötigten Informationen rausziehen, was Zeit und wiederholte Gespräche einspart. Dieser Ansatz vereinfacht den gesamten Onboarding-Prozess erheblich, und sowohl du als auch deine Kundin profitieren davon. 

Die kontinuierliche Verbesserung:

Mit jeder neuen Kundenerfahrung kann der Fragebogen erweitert und optimiert werden. Du lernst, welche Informationen du wirklich benötigst und wie du die Zusammenarbeit mit Kunden weiter vereinfachen und automatisieren kannst. Diese stetige Verbesserung trägt dazu bei, den Onboarding-Prozess immer effizienter zu gestalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Erwartungen deiner Kunden erfüllt werden.

Arbeite mit Vorlagen:

Neben der Informationsabfrage gibt es noch viele weitere Dinge im Zusammenarbeitsprozess mit Kunden, die du dir zeitsparend und automatisiert gestalten kannst. 

Kreiere dir folgende Vorlagen und passe sie bei jedem Kunden individuell an:

  • E-Mail Vorlage für dein Angebotsschreiben
  • Angebotsvorlage: eine detaillierte Auflistung deiner Dienstleistung und Preise
  • Angebotspräsentation: eine visuelle Untermauerung deiner Dienstleistung
  • E-Mail Vorlage für dein Onboarding, in dem der Kunde die wichtigsten Fakten zur Zusammenarbeit, Link zum Fragebogen, allfällige Verträge etc. bekommt.
  • Vertragsvorlagen für Dienstleistungsvereinbarung, Haftungsausschluss für die Nutzung von Bild- & Videomaterial, Geheimhaltungsvereinbarung, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Fazit:

Die Vereinfachung des Onboarding-Prozesses ist ein wichtiger Faktor, um eine reibungslose Zusammenarbeit mit neuen Kunden sicherzustellen und von Anfang an einen professionellen Eindruck zu hinterlassen. Ein automatisierter Fragebogen, der alle relevanten Informationen sammelt, sowie Vorlagen für wiederkehrende Prozesse können Wunder wirken. Du sparst Zeit, vermittelst einen professionellen Eindruck und kannst die Zusammenarbeit effizienter gestalten.

Wenn du diesen Ansatz anwendest und kontinuierlich verbesserst, wird der Onboarding-Prozess mit neuen Kunden zu einem reibungslosen & professionellen Ablauf. Es ist ein weiterer Schritt auf dem Weg zum Erfolg als Virtuelle Assistentin.

Bleibe auf dem Laufenden und profitiere von exklusiven Inhalten! 

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